L'écosystème d'Airtable

Les meilleurs outils à utiliser en combinaison avec Airtable pour passer à la vitesse supérieure dans votre organisation.

juin 29, 2023

Hello 👋

Bienvenue dans cette troisième édition d’Airtable for Business ! C’est un plaisir de partager avec vous notre passion pour l’optimisation, merci de nous lire 🧑‍💻.

En avant-propos, Airtable vient de changer la page d’accueil de leur site internet :

Après s’être longtemps positionné sur les bases de données, Airtable se pose enfin comme « app builder » ! C'est une bonne nouvelle et c’est aligné avec ce que nous essayons de faire ici, vous aider à construire des apps qui transforment votre façon de vous organiser.

AU PROGRAMME :

Mieux vaut être seul que mal accompagné
Les automatisations avec Make
Les formulaires avec Fillout
Les interfaces avec Softr

Let’s go ! 🏁

Avant de commencer, on a une question pour vous. Quel jour préféreriez-vous recevoir cette Newsletter ? Pour le moment, on l’envoie le jeudi mais on est curieux d’avoir votre avis.

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Mieux vaut être seul que mal accompagné

Depuis plusieurs années, Airtable fait un gros travail produit pour rendre sa plateforme de plus en plus autonome. Leur objectif, c’est de faire en sorte que vous puissiez résoudre vos problèmes avec un seul et unique outil.

Et ça se comprend.

Même si c’est pratique de pouvoir connecter plein d’outils entre eux grâce au NoCode, vous n’avez probablement ni le temps, ni les compétences pour construire ce genre de systèmes vous-même.

Donc, la stratégie d’Airtable, c’est - tout en gardant une plateforme très ouverte du côté API - de développer de plus en plus de fonctionnalités pour que vous puissiez construire vos applications métier en n’utilisant qu’Airtable. Un seul outil à apprendre, une seule plateforme de référence. Simple, basique.

Oui, mais.

Quand on arrive aux limites de ce qui est possible avec Airtable, on est bien content de découvrir des outils qui s’intègrent parfaitement avec Airtable pour résoudre nos problèmes. Voici ceux qu’on préfère …

Les automatisations avec Make

Le module d’automatisations intégré d’Airtable est une fonctionnalité géniale, surtout quand il s’agit de faire des automatisations internes. C’est-à-dire depuis Airtable vers Airtable. Par exemple, créer automatiquement une liste de tâches prédéfinies à la création d’un nouveau projet.

En revanche, si vous voulez connecter Airtable à d’autres outils, vous serez vite limité·e par le nombre restreint d’intégrations natives.

Il existe plusieurs plateformes d’automatisation (Zapier, n8n, Parabola, Bardeen, …) mais notre préférée, c’est Make.

Make est un outil d'automatisation NoCode qui va vous permettre de créer des flux de travail automatisés pour effectuer des actions spécifiques en fonction de certaines conditions dans votre base de données Airtable.

Vous pouvez configurer des règles personnalisées pour automatiser des tâches répétitives, par exemple :

l'envoi d'e-mails ou de notifications (slack, teams, discord, …)
la génération de documents (Word, Google Docs, Panda Docs, …)
la mise à jour de données entre différents outils,
etc.

En bref, Make vous permet d'économiser du temps et de vous concentrer sur des tâches plus importantes.

Pour en savoir plus sur Make, cette vidéo de Shubham est top. Il a également construit un programme de formation sur l’outil - pas donné (±600€) en tant que particulier mais largement justifié dans le cadre de votre activité professionnelle.

Quand opter pour Make ?

Quand vous avez besoin de connexions avec des outils non disponibles sur Airtable (Pennylane, Pipedrive, Stripe, Pandadoc, DocuSign, etc.).
Quand votre volume d’automatisations mensuel devient trop important (plus de 50k sur le plan PRO).
Si vous souhaitez générer des documents avec la suite Google Docs ou Office.
Si vous souhaitez pouvoir faire une gestion avancée des erreurs (Par exemple, envoyer un SMS en plus d’un e-mail si l’e-mail entré dans un formulaire n’est pas valide).

Pricing :

Question prix, une version gratuite de Make est disponible mais vous limite à la création de deux scénarios actifs. Les plans payants commencent aux alentours de 10$ par mois et c’est généralement suffisant pour démarrer. Pour vous donner une idée, le plus gros compte Make qu’on a vu génère des centaines de milliers d’automatisations par mois pour 200$ par mois. C’est plus que raisonnable.

Cette édition vous plaît ? Aidez-nous à faire connaître Airtable for Business ! 💌

Les formulaires avec Fillout

Les formulaires Airtable sont pratiques et offrent une interface simple pour la collecte de données native dans Airtable.

Seulement voilà, les fonctionnalités sont très limitées et beaucoup moins riches que l’expérience de formulaire disponible dans un produit comme Typeform, Jotform ou Tally.

Ça deviendra rapidement une contrainte si vous souhaitez personnaliser la logique du formulaire ou appliquer des règles de validation spécifiques aux données saisies.

Si vous avez besoin de créer des formulaires complexes, il existe un outil qu’on vous recommande chaudement : Fillout.

Fillout est un outil construit à la base pour adresser le manque de fonctionnalités des formulaires Airtable :

Formulaires multipages
Widgets
Textes supplémentaires
Logique conditionnelle
Édition de données existantes, …

Tout ce qui manque aux formulaires Airtable est disponible dans Fillout.

Fillout se synchronise directement avec Airtable. Il vous permet de concevoir des formulaires personnalisés et de les intégrer facilement à vos bases de données.

Une fonctionnalité particulièrement puissante, c’est que Fillout permet, au-delà de créer des nouvelles données dans votre base, de modifier des données existantes. C’est une bonne solution si vous voulez permettre à des tiers d’éditer vos données sans leur donner accès à la base. On peut créer des règles de logique conditionnelle pour proposer une expérience personnalisée et sur-mesure aux personnes qui rempliront le formulaire.

D’un point de vue design, c’est très agréable, à la fois à construire et à remplir. On peut segmenter le formulaire en plusieurs pages pour ne pas avoir un formulaire trop long, c’est pratique.

Enfin, même si Fillout a été créé à l’origine pour Airtable, l’outil possède aujourd’hui des intégrations natives avec Notion (🤩), Hubspot, Slack, Google Sheets et SmartSuite.

Quand choisir Fillout ?

Quand vous voulez un rendu très personnalisé : plusieurs pages, logique définie, validation des données pour récupérer le bon format, …
Quand vous voulez permettre à des personnes tierces de modifier des données dans votre base Airtable sans leur donner accès aux autres données.
Pour prévenir la création de doublons, par exemple : ne pas permettre l’ajout de deux contacts avec la même adresse e-mail.
Pour créer des données liées dans un même formulaire. Par exemple : ajouter une l’entreprise et des contacts liés à cette entreprise dans un seul formulaire.

Pricing :

Question prix, une version gratuite de Fillout est disponible et vous permet de créer autant de formulaires que vous voulez avec une limite de 1000 réponses par mois.

Un forfait à 15$ par mois augmente ce nombre à 5000 réponses par mois et vous donne accès à de nouveaux types de questions, en plus de permettre la personnalisation du thème graphique et des polices de vos formulaires.

Enfin, une version entreprise à 75$ par mois vous donne accès à un ensemble de fonctionnalités avancées que vous pouvez découvrir sur leur page dédiée.

Les interfaces avec Softr

Les interfaces Airtable apportent une plus-value énorme en permettant de créer des applications métier directement dans Airtable en quelques minutes.

Malheureusement, elles restent encore assez limitées en termes de fonctionnalités pour le moment …

Pas d’accès utilisateur (login / mot de passe) pour des personnes externes et donc besoin d’un compte Airtable par utilisateur (à 20$ par mois ça chiffre très vite).
Pas de visibilité conditionnelle en fonction des propriétés de la base, autrement dit pas la possibilité de masquer ou montrer des informations pertinentes en fonction du contexte.
Et sans rentrer trop dans le détail, pas assez de fonctionnalités avancées pour gérer les bases relationnelles.

Les interfaces sont donc très utiles mais surtout à privilégier pour des usages internes et très simples.

Quand il s’agit de donner accès à de nombreux collaborateurs, des personnes externes ou gérer des processus plus complexes, vous serez mieux servis par des applications tierces.

Dans la catégorie des “Front” Airtable, c’est-à-dire des outils qui permettent de créer des applications web et mobile sur base des données Airtable, il y a de nombreux outils plus ou moins simples à prendre en main comme Glide, WeWeb ou Stacker.

Celui qu’on vous recommande pour démarrer, c’est Softr.

Softr est une sorte de CMS qui vous permet de créer des pages dynamiques et des applications web alimentées par les données de votre base Airtable.

Vous pouvez concevoir des pages de profil pour vos utilisateurs, des listes filtrables et d'autres éléments interactifs pour présenter vos données.

Le design est assez sobre et les options assez limitées, ce qui est en réalité un avantage - ça permet de se concentrer sur le côté fonctionnel de l’app et de créer rapidement un rendu propre sans faire appel à un graphiste.

Softr offre également des fonctionnalités de recherche, de filtrage et de visibilité conditionnelle - indispensable pour construire des applications avec un minimum de richesse et de complexité. Vous pourrez donc choisir dans quelles conditions un élément sera visible ou non : pour quel type d’utilisateur ou en fonction du statut des données.

Vous aurez également la possibilité d'intégrer des formulaires et des options de paiement comme Stripe, très pratique si vous voulez vendre des produits ou des services via votre plateforme du style plateformes client, petite marketplace ou e-commerce B2B.

Quand choisir Softr ?

Quand vous voulez partager des données spécifiques avec des personnes externes à votre organisation, par exemple vos clients.
Quand vous voulez créer des pages web publiques sans nécessité de connexion via un compte utilisateur, par exemple un job board accessible à tous les candidats depuis votre site web.
Si vous voulez créer une application pour un grand nombre d’utilisateurs.
Si vous avez besoin que votre application soit aussi accessible via mobile en format responsive.

Pricing :

Question prix, une version gratuite de Softr existe pour tester l’outil mais les fonctionnalités sont très limitées. Le meilleur forfait selon nous est le forfait professionnel qui donne accès à presque toutes les fonctionnalités et 5000 utilisateurs potentiels pour 139$ par mois.

Voilà, c’est fini pour cette édition sur l’écosystème Airtable. Il y aurait encore beaucoup à dire sur les extensions, les intégrations natives ou tout ce qu’on peut automatiser avec Make mais il faut bien qu’on en laisse un peu pour les prochaines éditions. 😉

Si vous appréciez Airtable for Business, laissez-nous un petit like et un commentaire, on aimerait comprendre sur quels sujets on peut écrire pour vous apporter le plus de valeur.

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