Des panneaux solaires on 🔥

Quand Airtable se met au service de la finance verte.

déc. 15, 2023

👋 Bonjour à tous !

Bienvenue dans cette douzième édition d’Airtable for Business !
Plus que 4 personnes avant d’arriver à 400 abonnés.

Merci pour vos retours et pour vos encouragements, ça nous donne une énergie, mais une énergie ! Et en parlant d’énergie … C’est le sujet de la newsletter d’aujourd’hui.

Visiblement, vous adorez les cas pratiques et les retours clients ! Et comme on aime vous faire plaisir et partager ce qu’on sait faire, il n’y a pas de raison qu’on se prive.

Au programme, un projet très sympathique à la croisée de la finance et de l’énergie verte : Un système de facturation automatique pour une entreprise de production d’énergie photovoltaïque.

Les points forts de ce système :

Coûts de maintenance très faibles : moins de 50 euros par mois.
Implémentation en 50h top chrono.
100% adapté au processus métier de l’entreprise.

Sommaire

Skysun, une entreprise pas comme les autres
Un outil de facturation 100% custom
Solution : Airtable & quelques cousins exotiques
Résultat final : 😊😊😊

1. Contexte : Skysun, une entreprise pas comme les autres

Skysun, c’est une entreprise d’origine belge qui installe des centrales photovoltaïques sur des sites industriels. Voilà un exemple de projet incroyable, le plus grand d’Europe, aux abattoirs de Bruxelles.

Skysun est une très belle boîte en pleine croissance. On parle d’extension internationale pour aider bientôt toute l’Europe dans sa transition énergétique.

Comme beaucoup de jeunes fondateurs, Leo et Arthur (tous les deux moins de 30 ans) pensent que les opérations d’une boîte doivent être digitalisées. Et comme de plus en plus de fondateurs, ils ont constaté la puissance des technologies NoCode et savent que c’est le parfait compromis pour créer rapidement et à moindre coût un système parfaitement adapté à leurs besoins opérationnels.

Et quand on a une entreprise qui, tout à la fois, installe des panneaux solaires, produit de l’électricité et grandit à l’international avec différentes filiales, vous allez voir qu’on a des besoins opérationnels très spécifiques quand on parle de facturation.

Deep dive.

2. Un outil de facturation 100% custom

Pour vous dresser le tableau sans trop vous ennuyer, voici le topo en mode bullet points sur les besoins de Skysun à rassembler dans un seul outil :

Des factures ponctuelles créées à la main
Des abonnements en prix fixe avec indexation annuelle automatique
Des abonnements variables en “autoconsommation” reliés automatiquement aux centrales photovoltaïques
Plusieurs sociétés dans plusieurs pays
Plusieurs comptes en banque
Ajout dynamique de nouvelles sociétés et comptes en banque
Tableau de bord par société et global
Réconciliation bancaire (valider le paiement des factures en checkant les transactions sur les comptes en banque).
Évidemment, le tout le plus automatisé possible, avec le moins de clics possible, flexible et ouvert au cas ou il faudrait rapidement ajouter de nouvelles fonctionnalités ou se connecter avec un autre outil.

Autrement dit, une jolie liste de courses que la plupart des outils ne sont pas capables de traiter intégralement.

Les gros éditeurs ERP du type de celui qui était en place chez Skysun coûtent une fortune à implémenter et à maintenir, en plus d’avoir, pour la plupart, une ouverture API limitée. (Comme on est Sage, on ne citera pas de noms 🫢)

Les solutions type start-up manquent de fonctionnalités avancées, surtout niveau international.

Cerise sur le gâteau, personne ne veut se développer en Belgique parce que le marché, en plus d’être tout petit, est complètement fragmenté. Pourtant, Dieu sait si un Qonto et un Pennylane seraient utiles.

Heureusement, Airtable est suffisamment flexible pour construire le modèle de données et suffisamment ouvert pour se connecter avec les autres outils dont on a besoin ici.

Alors, comment on a fait ?

3. Solution : Airtable, Make & Co.

Voilà un diagramme qui représente de façon simple la solution :

Airtable, au coeur du système, rassemble toutes les données, structure l’information et produit l’interface utilisateur.
Seegma permet de relever les compteurs photovoltaïques et de transmettre par API les informations sur la consommation réelle des clients.
Ponto permet de créer une connexion API avec des banques traditionnelles.
Invoice Generator, comme son nom l’indique, génère des factures.
Notion reçoit des informations pour garder à jour automatiquement la base de connaissance de l’équipe.
Make pour les automatisations.

Courte digression pour présenter les outils exotiques

Airtable, Notion, Make, vous les voyez souvent passer si vous vous intéressez de près ou de loin aux technologies NoCode. Le but de cette newsletter, c’est aussi de vous présenter de petites pépites tirées de derrière les fagots.

Seegma : système de monitoring intégré

Seegma est une plateforme digitale qui se connecte aux boîtiers Greenbox, fournis par GmElectronics. Elle fonctionne avec du matériel de toute marque et permet un envoi distant des données, en temps réel. Ce qui est bien, c’est que Seegma dispose d’une API qui nous permet de récupérer les données de consommation des panneaux photovoltaïques automatiquement tous les mois, afin de facturer au réel les clients.

Ponto : solution d’Open-banking

Ça, c’est vraiment une belle trouvaille et une des composantes majeures de ce projet !
Ponto permet une connexion API complète avec plus de 2 000 banques européennes, à travers 15 pays … Pour un coût dérisoire par rapport aux autres solutions existantes sur le marché : 4€ par mois / compte !

Cet outil nous permet donc de réconcilier les paiements des clients de Skysun avec les factures émises, en fonction du compte bancaire associé. Et ainsi, de suivre facilement le statut des paiements de chaque facture, automatiquement ! Cela offre une visibilité en temps réel de l’état des paiements, des comptes et permet de relancer automatiquement les clients dont le paiement se fait attendre …

Invoice Generator

Il y aurait matière à débattre sur la façon dont on crée les factures. Les règles ne sont pas les mêmes en fonction du pays. On aurait pu fait un template Word, on aurait pu utiliser un SaaS de facturation. Mais finalement, pourquoi se priver d’un outil gratuit et spécialement conçu pour générer des factures, via une API ? Invoice Generator : Simple, efficace.

Les automatisations et connexions API

Signalons que les 3 outils présentés précédemment sont des outils techs. Ce n’est pas du NoCode, c’est du Code. En fait, c’est le genre de solution que les éditeurs de logiciels ou les agences de développement utilisent pour enrichir leurs produits. Par exemple, Ponto est le système qui permet de connecter de nombreux ERP / outils comptables aux comptes en banque de leurs clients.

Du coup, dans ce projet, on n’utilise pas Make comme un outil d’automatisation NoCode mais plutôt comme un outil de développement de flux API.

Dans cet exemple, on peut constater que Seegma n’a pas de module Make utilisable en NoCode. À la place, on vient se servir d’un environnement visuel pour accélérer un travail de développement en code.

Quand c’est possible, on se sert bien sûr des automatisations Airtable qui se mettent en place en quelques secondes - vraiment - et permettent de gérer de nombreux cas d’usages simples. Quelques exemples :

Génération factures abonnements :
Pour chaque abonnement, génération d’une facture avec un statut “à envoyer” au jour de facturation, en fonction du paramétrage du dit abonnement.
Update facture status :
Dès que le montant payé de la facture est mis à jour, surveiller le restant dû.
En fonction, mettre à jour le statut de la facture (Payée ou Partiellement payée).
Relance de paiement
En fonction de la date butoir de paiement chaque facture :
- Si la date est dépassée, envoyer un mail de relance et changer le statut de la facture en “retard de paiement”.
- Si la date est dépassée de 15jours, envoyer une relance et changer le statut de la facture en “retard de paiement de 15j”.

Les interfaces utilisateur

On se répète un peu dans chaque édition mais les interfaces d’Airtable sont une sacrée révolution dans l’univers du développement logiciel.

Là où il faut des semaines pour designer, coder et connecter le front-end au back-end dans une app classique, il faut seulement quelques heures sur Airtable !

Depuis son tableau de bord, l’utilisateur peut tout faire :

Il peut suivre, filtrer et trier selon de multiples critères ses abonnements, ses clients et ses factures. Il peut créer des clients, des factures, des notes de frais, envoyer des emails, consulter les performances de l’entreprise, …

Nous avons également développé un tableau de bord pour suivre les indicateurs de performance d’une comptabilité bien rodée, en fonction du compte en banque et de plages de dates : La répartition des revenus en fonction des types d’abonnements, le montant facturé, le nombre de factures, les impayés, etc …

4. Résultat final : 😊😊😊😊

En 50 heures, Skysun est passé d’un système de facturation à la main sans réconciliation chronophage et prône à l’erreur, à un système entièrement automatisé qui permet à l’équipe de se concentrer sur leur conquête de l’Europe.

Processus de facturation efficace :

La génération automatisée des factures a rationalisé le processus de facturation, réduisant les erreurs manuelles et économisant du temps.
L'intégration avec Ponto permet une gestion fluide de la facturation sur plusieurs comptes bancaires.

Rapprochement automatisé :

La réconciliation automatique entre les paiements et les factures améliore la précision financière et fait gagner du temps à l’équipe.

Utilisation du potentiel complet d'Airtable :

La centralisation des informations sur Airtable permet une visibilité sur l’entièreté des opérations financières de l’entreprise et un accès rapide à n’importe quelle donnée depuis n’importe quel type d’appareil.
Les automatisations sont flexibles et permettront d’adapter rapidement le système au fur et à mesure que les processus de Skysun évoluent.

Satisfaction client :

La solution développée est propre, scalable et répond à toutes les exigences spécifiques de Skysun.
Les clients de Skysun vivent une expérience de facturation professionnelle eux aussi, ce qui contribue à l’image de marque sérieuse de la société.

Conclusion

C’était un vrai PLAISIR de travailler avec Skysun. Si vous êtes arrivé·e jusqu’ici, vous pouvez probablement sentir que cette activité, plus qu’un métier, est une véritable passion pour nous. Celle de partager une tranche de vie avec des entrepreneurs comme Arthur et Léo et de les accompagner dans leur projet.

Ce qui transparaît dans cette mission, c’est le fait que même un processus aussi répandu que la facturation puisse bénéficier à ce point d’une intégration sur mesure. Même si de nombreux outils “sur étagères” existent, ils correspondent rarement à 100% des besoins.

Comme nous le confiait le CEO d’Airtable lors d’une rencontre à Londres il y a quelques semaines, l’objectif est de permettre à toutes les entreprises de pouvoir construire leurs propres outils comme si c’était des Lego …

Comme toujours, n'hésitez pas à partager vos retours et vos expériences avec nous. Merci de faire partie de l'aventure Airtable for business.

A bientôt !

Si vous avez aimé cette édition, likez pour nous donner de la force et envoyez-la à vos amis.

Airtable for Business est la newsletter écrite par les membres de Airmasters.io, un collectif d’experts indépendants spécialisé sur Airtable. Vous pouvez faire appel à nous pour automatiser vos opérations et optimiser vos processus.

En attendant, je vous souhaite un bon week-end et vous dis à bientôt. ✌️

Airtable for business