Cas client #1 : Une web app de gestion pour formations certifiantes, sur le terrain !

Ca envoie du lourd 👊

Hello la team Airtable for business ! 👋

Ca y est, c’est déjà notre 10ème édition ! Et que de chemin parcouru ! Merci pour vos retours, vos commentaires, vos likes et surtout, merci de nous faire confiance !

Vous êtes maintenant 336 à nous suivre (+28) et de plus en plus à nous contacter en perso pour nous parler de vos projets sur Airtable et Make. C’est un plaisir de partager avec vous notre passion pour l’optimisation, merci de nous lire 🧑‍💻.

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Dans cette édition spéciale, on vous embarque avec nous au coeur des process de SAFE Formations, une entreprise de formation et d'expertise spécialisée dans les domaines de la qualité, de l'environnement, de la sûreté, de la santé et de la sécurité au travail.
On vous explique comment SAFE Formations a optimisé ses processus de gestion des formations et des formateurs grâce à des outils personnalisés basés sur Airtable, Glide et Make, avec l'aide (très) précieuse d'Airmasters.io 🤗

Sommaire

1. Les défis de Safe Formations

2. Les objectifs de la mission

3. Le backlog des fonctionnalités développées

4. Les solutions utilisées

5. Les bénéfices

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1. Les défis de SAFE Formations

SAFE Formations faisait face à un ensemble complexe de défis qui rendaient leur gestion des formations fastidieuse et sujette à pas mal d’erreurs.

L'entreprise compte plus de 200 formateurs répartis dans toute la France et organise plus de 20 formations chaque mois. Vous pouvez imaginer la gestion opérationnelle … qui peut vite devenir chaotique ! 😮‍💨

Voici les 3 défis que nous avons taclé :

1. Des formations certifiantes - beaucoup de paperasse !

   SAFE propose des formations certifiantes, ce qui signifie qu'ils doivent gérer une quantité impressionnante de paperasse. 📂 Pour chaque formation, ils doivent rédiger, envoyer, signer et faire signer plus de 10 documents. Cette charge administrative pesante ralentis considérablement leur capacité à se concentrer sur la qualité de leurs formations.

2. Beaucoup de formateurs à gérer - et à assigner à chaque formation.

   📅 Au moment de l’audit, la gestion des disponibilités des formateurs s'effectuait via un Google Sheet partagé. Je vous laisse imaginer … pas de données structurées, pas d’automatisations possibles, coordination complexe et susceptible d'erreurs.

3. Enormément de cas particuliers, notamment à cause de sous-traitances liées à d’autres organismes de formation.

   En tant que sous-traitant pour d'autres organismes de formation, SAFE Formations doit chaque dossier de manière différente. Quand Safe ne traite pas en direct avec le client, les documents et les formateurs doivent opérer différemment.

2. Les objectifs d'optimisation

Macro user flow réalisé pendant l’audit

Pour relever ces défis, nous avons, suite à une première phase d’audit (10h), listé les objectifs premiers de Safe, ainsi qu’un backlog de fonctionnalités désirées.

1. Centraliser la gestion des formations en interne

   L'entreprise cherchait à regrouper toutes les informations relatives aux formations, aux formateurs et aux documents au sein d'un seul outil pour améliorer la visibilité et la cohérence.

2. Offrir un outil accessible aux formateurs depuis le terrain

   SAFE Formations souhaitait mettre à la disposition de ses formateurs un outil convivial qui faciliterait la gestion de leurs missions sur le terrain et l'accès aux informations essentielles.

3. Automatiser l'assignation des formateurs aux formations

   L'entreprise visait à rendre le processus d'assignation des formateurs plus efficace en tenant compte de critères tels que la spécialité enseignée, le matériel nécessaire et la localisation.

Ces trois objectifs étant complétés par des objectifs plus “macro”:

• Répondre à tous les besoins opérationnels de l’organisme, à terme.

• Ne pas dépendre d’une solution tierce (de type GesCOF)

• Développer une solution sur-mesure, facilement adaptable et maintenable au fil du temps

3. Le backlog

On vous épargne le backlog détaillé mais voici un récapitulatif (condensé) des fonctionnalités pour le système de gestion de formations de SAFE Formations, en les organisant par acteur (Formateur, Admin et Client).

🧑‍🚒 Formateur :

1. Pouvoir indiquer mes disponibilités / non disponibilités, semaine par semaine

2. Ne pas avoir accès aux disponibilités des autres formateurs

3. Créer mon profil en y indiquant ma spécialité, mon matériel et mon rayon d’action, ainsi que mes documents administratifs

4. Pouvoir accepter ou non une demande d'assignation

5. Recevoir des notifications (emails) concernant les demandes ou les changements d'assignation

6. Savoir quels documents sont valides ou expirés

7. Pouvoir recevoir des documents autogénérés en amont des formations (ODM, convention, règlement intérieur & convocations, OF …)

8. Pouvoir inscrire des stagiaires depuis son portable

🔐 Admin :

1. Pouvoir filtrer mes formateurs selon les critères de spécialité, de disponibilité et de localisation

2. Pouvoir ajouter une formation dans l’agenda et que l’on me propose les formateurs disponibles selon les critères de la formation

3. Pouvoir désasigner un formateur d’une formation

4. Pouvoir assigner un formateur, parmi une liste de formateurs ayant accepté l'invitation

5. Pouvoir gérer le matching formation - formateur sur mobile

6. Visualiser sous forme de calendrier sur ordinateur

7. Générer des contrats automatiquement et les envoyer pour signature de contrat annuel avec les formateurs (par mail)

👥 Client :

1. Pouvoir faire une demande de formation ou la faire à la place du client

2. Pouvoir sous-traiter les demandes de formation, et les rendre disponibles aux formateurs

🎯 Chaque fonctionnalité contribue à optimiser l'efficacité opérationnelle de SAFE Formations tout en offrant une expérience plus fluide et transparente aux formateurs, aux administrateurs et aux clients.

Les solutions utilisées

Afin de répondre à ces objectifs et fonctionnalités, nous avons choisi trois outils : Airtable, Glide & Make.

• Airtable comme base de données relationnelle

  Et quel Airtable ! 😲 C’est une des plus grosses bases qui nous a été donné de construire avec Airmasters.io. On vous a épargné le détail de la base dans cette édition mais on pourra y consacrer une prochaine édition si ça vous intéresse. Mais Airtable est clairement devenu le pilier central du processus de gestion. Il nous a permis de stocker et organiser toutes les informations liées aux formations, aux formateurs et aux documents. Cela a offert à SAFE Formations une visibilité en temps réel sur toutes leurs opérations.

• Make pour l'algorithme de matching et la génération de documents

  Grâce à Make, on a développé un algorithme de matching sur mesure qui assigne automatiquement les formateurs disponibles aux formations. 🤖 L'algorithme prend en compte une variété de critères, y compris la spécialité enseignée, le matériel requis et la localisation. Et en plus, évidemment, Make a été utilisé pour automatiser la génération de tous les documents nécessaires, réduisant ainsi la paperasse fastidieuse.

  

  Algorithme créé via Make pour l’assignation automatique de formateurs aux formations

• Glide pour l'interface de gestion et l'outil terrain pour les formateurs

  Glide nous a permis de construire une web app, autant utilisée en interne par l’équipe ops, que par les formateurs sur le terrain, leur permettant de consulter rapidement leur emploi du temps, de mettre à jour les informations sur les formations et de signaler les problèmes en temps réel

  

  Interface Glide, app responsive et téléchargeable sur mobile

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Les bénéfices

Juste wa-hou ! 🎉
Les résultats obtenus grâce à cette transformation ont été incroyables. Les avantages se sont fait sentir dans toute l'entreprise, du gain de temps à l'amélioration de la qualité des formations.

Grâce à l'automatisation des processus administratifs, SAFE Formations a économisé plus de 20 heures de travail par semaine. Cela leur a libéré du temps pour se concentrer sur la qualité des formations, l'amélioration des contenus et l'expérience des formateurs et des participants.

Enfin, la coordination des formateurs a été considérablement simplifiée grâce à l'assignation automatique basée sur des critères de matching. Cela a permis à SAFE Formations de gagner en réactivité, d'optimiser l'utilisation de ses ressources et d'assurer que chaque formation soit gérée de manière efficace et professionnelle.

Conclusion

Ce cas client de SAFE Formations démontre clairement comment l'intégration d'outils personnalisés basés sur Airtable et Make peut révolutionner la gestion d'une entreprise, améliorer l'efficacité opérationnelle et libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Si vous n’êtes toujours pas convaincu, appelez-moi.
On se prend un petit café et je vous dis quoi ☕

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À côté d’Airtable for Business, on a monté Airmasters.io, un collectif d’experts indépendants spécialisé sur Airtable. Vous pouvez faire appel à nous pour automatiser vos opérations et optimiser vos processus.