Airtable VS Excel
Tout le monde dit qu’Airtable, c’est un peu Excel sous stéroïdes. Pourtant, la plus grosse erreur qu’on puisse faire sur Airtable, c’est justement de l’utiliser comme Excel …
Hello 👋
Dans cette édition, on compare Excel et Airtable pour vous aider à ne pas tomber dans les pièges classiques qui vous attendent et bien faire la différence entre un tableur et une base de données.
Au programme :
UN PEU D’HISTOIRE
TABLEURS VS BASES DE DONNÉES, C’EST QUOI LA DIFFÉRENCE ?
Collaboratif
Données relationnelles
Graphes et analyses financières
Richesse des données
Automatisations
Formules
RESUME ET CAS PRATIQUES
CONCLUSION
UN PEU D’HISTOIRE
Il est difficile d'imaginer comment les entreprises fonctionnaient avant que Microsoft ne lance la première version d’Excel, le 30 septembre 1985. Détesté par les uns, adoré par les autres, Excel est devenu la colonne vertébrale de toute une génération d’entreprises, en ligne ou hors ligne.
Cependant, il semblerait que l'ère de la toute-puissance d'Excel pour stocker, analyser et gérer ses données touche à sa fin.
À l’échelle des grandes entreprises, on construit des datalakes avec des milliards de paramètres, boostés à l’IA et au machine learning qui sont bien plus efficaces qu’Excel pour l'analyse et l'exploration de données.
À l’échelle des petites entreprises et des équipes, des outils comme Airtable ont démocratisé l’accès aux bases de données pour réaliser de façon plus confortable des tâches qui étaient autrefois réservées aux tableurs.
Si votre organisation s’appuie sur Excel pour tout, des fichiers clients aux rapports comptables en passant par la gestion de projet, il y a de fortes chances pour qu’Airtable vous change la vie et transforme votre quotidien.
TABLEURS VS BASES DE DONNÉES, C’EST QUOI LA DIFFÉRENCE ?
Quand on débarque sur Excel pour la première fois, l’expérience est à la hauteur du défi : des boutons partout et un tableau blanc composé de cellules disposées les unes à côté des autres qui s’étendent à l’infini.
L’interface est plus intuitive sur Airtable. Quand on démarre sur Airtable, on comprend rapidement le point crucial : on est là pour stocker des données. La page est blanche, tout reste à faire mais le choix est limité et l’objectif est clair : il va falloir rajouter des lignes pour ajouter des données et les colonnes pour définir ces données.
Un tableur est fait pour traiter des données statiques de façon indépendante, une base de données pour gérer des données dynamiques de façon structurée.
Concrètement, voilà les principales différences entre tableurs et bases de données :
Données structurées
Quand on crée une colonne dans Airtable, on doit nécessairement lui assigner un type qui va définir la nature des données qui seront stockées dans cette colonne. Ça peut être un choix unique, un choix multiple, une date, une adresse e-mail, un numéro de téléphone, une devise ou tout simplement du texte. Dans un tableur, chaque cellule est indépendante, on peut mettre ce qu’on veut dedans, où on veut, peu importe la ligne et peu importe la colonne.
Visualisation
La visualisation est clairement LE game-changer quand on compare Excel à Airtable.
Dans un tableur, vos données sont … dans le tableur. Et elles y restent. Ce qui change la vie avec des données structurées, c’est qu’on peut les visualiser sous de nombreuses formes différentes : Kanban, calendrier, liste, galerie, table et même Gantt pour la gestion de projets ! Bien sûr vous pouvez vous embêter à construire un kanban sur Excel comme ceci :
Mais en 10 secondes sur Airtable vous pourriez aussi avoir ça :
Un autre avantage d’Airtable en termes de visualisation des données, c’est la possibilité de créer des vues. Chaque nouvelle vue peut avoir son propre style de visualisation (liste, kanban, etc.), ses propriétés cachées, ses filtres, ses groupes, ses tris et ses couleurs. C’est la solution idéale pour organiser toutes vos données en fonction du contexte, comme sur cet exemple de base de données d’employés.
Enfin, Airtable dispose d’une fonctionnalité d’interfaces qui permet tout simplement de créer des applications à partir de vos données. Sur Excel, créer et formater ce genre d’interfaces prend un temps fou. Sur Airtable, en quelques minutes, vous pouvez créer pour vous ou votre équipe des tableaux de bords dynamiques, des formulaires, un CRM ou n’importe quelle autre app, directement connectée à vos données et vos automatisations. Il y a même des templates pour aller plus vite dans le paramétrage :
Collaboratif
Même si certains tableurs comme Google Sheets sont collaboratifs et hébergés en ligne, il n’en reste pas moins limités en termes de collaboration. Sur Airtable, vous pouvez créer des groupes d’utilisateurs et décider qui a accès à quelles colonnes ou quelles données. Vous pouvez aussi partager seulement certaines données et masquer tout le reste.
Données relationnelles
Tableaux croisés dynamiques, VLOOKUP, ça vous parle ? Dans un tableur, on peut faire des relations entre différentes données mais ce n’est pas naturel. Sur Airtable, vos différentes tables sont faites pour être liées les unes aux autres dans leur intégralité et simplement. C’est ce modèle relationnel qui permet de construire rapidement sur Airtable des systèmes robustes et interconnectés. Dans le cadre d’un CRM, on va par exemple pouvoir lier les entreprises avec les contacts, les échanges et les documents pour connecter et dynamiser tout l’écosystème de données autour de la prospection commerciale.
Graphes et analyses financières
La légende veut qu’Excel soit l’outil préféré des comptables, banquiers et autres CFO. C’est pour une raison simple : d’un côté, faire ses premiers graphiques sur Excel est extrêmement simple. De l’autre, l’outil permet de faire des modélisations financières extrêmement complexes, ce qui le rend parfait pour faire des business plans ou des plans financiers, même pour les grandes entreprises. Cette flexibilité, c’est le vrai avantage du tableur. Airtable en comparaison propose des graphiques assez simples dans ses interfaces qui se prêtent assez mal à l’exercice d’un plan financier. Pas vraiment moyen de créer un rendu comme celui-ci :
Richesse des données
Même si les puces intelligentes de Google Sheets permettent de plus en plus de flexibilité dans les tableurs de l’écosystème Google, il faut noter que cette fonctionnalité est probablement inspirée d’Airtable et que les bases de données restent bien plus puissantes pour stocker des données diverses. Dans une base de données, on peut notamment attacher des fichiers (des photos, des justificatifs, des documents pdf), directement dans la base, ce qui est impossible sur Excel.
Automatisations
Sur Excel ou Google Sheets, il faut déjà de solides compétences pour commencer à faire des automatisations. Il faut coder, soit avec AppScript (google) soit avec VBA (Excel). Sur Airtable en revanche, on a un moteur d’automatisation à la zapier directement intégré à la plateforme pour gérer des automatisations sur tous les déclencheurs qu’on peut imaginer. Un workflow du genre : “chaque fois qu’un formulaire est rempli, vérifier le sujet de la demande et en fonction, envoie un mail différent avec la broche correspondante” prend royalement 3 minutes à construire :
Formules
Sur Excel, les formules héritent de la flexibilité du tableur, dans n’importe quelle cellule, on peut écrire une formule pour faire n’importe quoi sur n’importe quelles données n’importe où sur le tableur. Dans Airtable, on va pouvoir créer une colonne formule mais cette formule va affecter toutes les lignes de la même manière avec une fonction basée sur les autres propriétés de la ligne. Par exemple, Dans cette base de factures, la colonne Total TTC est une formule qui affiche l’addition de deux autres propriétés : “Net commercial” + “Total TVA”.
RESUME ET CAS PRATIQUES
L’avantage du tableur : sa flexibilité. Quand on maîtrise bien Excel, on peut construire rapidement des modèles très personnalisés pour un usage plutôt statique (business plan, planning de charge, planning éditorial, …).
L’avantage d’une base de données : sa structure. Quand on maîtrise bien Airtable, on peut rapidement construire un système pour automatiser des flux de données au quotidien et gérer des interactions entre différents types de données de façon automatique (CRM, comptabilité, gestion d’inventaire, …).
🧠 Pour récapituler, voilà une petite fiche avec quelques usages pratiques et l’outil à privilégier :
CONCLUSION
En bref, les tableurs comme Excel ou Google Sheets sont des outils extrêmement puissants. Cependant, ils demandent de grandes compétences pour en exploiter toute la valeur et ils servent surtout à produire des outils statiques.
Au quotidien, des outils de base de données comme Airtable permettent de créer des interactions entre différentes données de façon dynamique et d’automatiser les processus.
On ne vous conseille pas de jeter Excel à la poubelle. On vous conseille plutôt de réfléchir aux usages que vous gérez aujourd’hui dans un tableur et qui pourraient bénéficier d’une migration vers Airtable.
Bravo, vous avez lu cette seconde édition - très technique - d’Airtable for Business jusqu’au bout.
Rendre les choses simples a été compliqué. J’espère qu’on a réussi. Dites-nous en commentaire si on vous a fait exploser le cerveau ou si on a réussi à vous transmettre le message correctement.
Si vous avec besoin d’un coup de main pour vous lancer sur Airtable ou optimiser votre utilisation de l’outil, l’équipe d’Airtable for business a aussi lancé Airmasters.io, un collectif de Freelances spécialisé sur Airtable.
Sur ce, on se retrouve dans 2 semaines ✌️